渡航者の事務手続き(渡航前/帰国後)について
渡航前・帰国後の手続きとしまして、いくつかの書類を提出していただく必要があります。渡航前に旅費・滞在費の支給を受けるためには、遅くとも、出発の3週間前までには以下の書類を取り揃えて、事務局へ提出下さいますようお願い致します。
(書類のチェック等の時間を考え、日数に少々余裕をいただいています)
提出がこれより遅れる場合、渡航前に旅費・滞在費を支給できない可能性がありますので、くれぐれもご注意ください。
1)旅行伺
2)アイラック危機管理支援システム加入申込書
3)銀行振込依頼書(債主コードを持っていない方のみ)
4)旅程表(旅行代理店より発行されたもの)
5)航空券見積書(旅行代理店より発行されたもの)
6)受入れ機関の招聘状 ※受入れを認められた内容のメールも可
7)派遣期間をカバーする海外旅行傷害保険加入を証明できるもの
(保険証のコピー等)
-------以下、学会・セミナー・プログラム等へ参加する方のみ
8)学会発表(セミナー・プログラム等)採択通知 ※メールも可
9)学会(セミナー・プログラム等)開催情報が記載されたウェブサイトURL
※パンフレット等のコピーも可
以上、各1部ずつ
《書類作成上の注意》
※1)、2)、3)につきましては、渡航者へ直接様式をお送りします。
※1)、2)、9)はメールにてご提出ください。
3)~8)の書類につきましては、紙媒体で事務局へ提出(学内便)願います。
(6)、8)はメールでの提出も可。)
※3)銀行振込依頼書は、過去に出張等旅費の振込を受けたことがある方は、債主コードを
持っておられると思いますので、提出不要です。
登録が必要な方につきましては、プリントアウトしてご記入・ご捺印の上、早めにご提出
ください。 (債主コード登録に少々時間を要する場合があります)
1)帰国(修了)報告書
2)eチケット控/航空券の半券(あれば)
3)航空券領収書(旅行代理店発行)
《書類作成上の注意》
※1)につきましては、帰国後に様式をお送りします。
※1)、2)、3)につきましては、全て学内便にて事務局宛ご提出ください。
旅費につきましては、航空券代の他、予め申請された(申請書・旅行伺に記載された)
都市間の移動につきましては電車代も支給可能です。但し、市内の移動(バスや地下鉄)
につきましては、日当でカバーしていただきます。
(帰国後に支給申請されてもお受けできません。)
都市間移動のための電車代は、予め、日本の旅行代理店で予約していただくのが望ましい
のですが、現地でチケットを購入いただくことも可能です。この場合、必ず、”区間”と”料金”
が明記された領収書を取得、帰国後にご提出ください。
プログラムの規定により、規定額(宿泊費、日当込)が支給されます。
ただし、機内泊分と用務のない日の日当については支給されません。
以上の内容につきまして、ご不明な点がございましたら、お気軽に事務局へお問い合わせください。
京都大学大学院工学研究科 機械理工学専攻 椹木研究室
組織的な若手研究者等海外派遣プログラム事務局
Email: daikokai(at)me.kyoto-u.ac.jp ※(at)を変更ください.
Tel:075-753-5233