渡航者の事務手続き(渡航前/帰国後)について

渡航前・帰国後の手続きとしまして、いくつかの書類を提出していただく必要があります。渡航前に旅費・滞在費の支給を受けるためには、遅くとも、出発の3週間前までには以下の書類を取り揃えて、事務局へ提出下さいますようお願い致します。

(書類のチェック等の時間を考え、日数に少々余裕をいただいています)

提出がこれより遅れる場合、渡航前に旅費・滞在費を支給できない可能性がありますので、くれぐれもご注意ください。

 

1)旅行伺

2)アイラック危機管理支援システム加入申込書

3)銀行振込依頼書(債主コードを持っていない方のみ)

4)旅程表(旅行代理店より発行されたもの)

5)航空券見積書(旅行代理店より発行されたもの)

6)受入れ機関の招聘状 ※受入れを認められた内容のメールも可

7)派遣期間をカバーする海外旅行傷害保険加入を証明できるもの

  (保険証のコピー等)

 -------以下、学会・セミナー・プログラム等へ参加する方のみ

8)学会発表(セミナー・プログラム等)採択通知 ※メールも可

9)学会(セミナー・プログラム等)開催情報が記載されたウェブサイトURL

※パンフレット等のコピーも可

 

以上、各1部ずつ

 

《書類作成上の注意》

※1)、2)、3)につきましては、渡航者へ直接様式をお送りします。

※1)、2)、9)はメールにてご提出ください。

   3)~8)の書類につきましては、紙媒体で事務局へ提出(学内便)願います。

   (6)、8)はメールでの提出も可。)

※3)銀行振込依頼書は、過去に出張等旅費の振込を受けたことがある方は、債主コードを

 持っておられると思いますので、提出不要です。

  登録が必要な方につきましては、プリントアウトしてご記入・ご捺印の上、早めにご提出

  ください。 (債主コード登録に少々時間を要する場合があります)

 

1)帰国(修了)報告書

2)eチケット控/航空券の半券(あれば)

3)航空券領収書(旅行代理店発行)

 

《書類作成上の注意》

※1)につきましては、帰国後に様式をお送りします。

※1)、2)、3)につきましては、全て学内便にて事務局宛ご提出ください。

 

旅費につきましては、航空券代の他、予め申請された(申請書・旅行伺に記載された)

都市間の移動につきましては電車代も支給可能です。但し、市内の移動(バスや地下鉄)

につきましては、日当でカバーしていただきます。

(帰国後に支給申請されてもお受けできません。)

都市間移動のための電車代は、予め、日本の旅行代理店で予約していただくのが望ましい

のですが、現地でチケットを購入いただくことも可能です。この場合、必ず、”区間”と”料金”

が明記された領収書を取得、帰国後にご提出ください。

 

プログラムの規定により、規定額(宿泊費、日当込)が支給されます。

ただし、機内泊分と用務のない日の日当については支給されません。

 

 

以上の内容につきまして、ご不明な点がございましたら、お気軽に事務局へお問い合わせください。


京都大学大学院工学研究科 機械理工学専攻 椹木研究室

組織的な若手研究者等海外派遣プログラム事務局

Email: daikokai(at)me.kyoto-u.ac.jp ※(at)を変更ください.

Tel:075-753-5233